Kaupunginhallitus 24.5.2004 § 290 Liite 2

1 §
Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen

Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toiminnoille yhteiset arkistotoimen järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Tämän ohjeen lisäksi arkistotoimessa on noudatettava arkistolain, julkisuuslainsäädännön, muiden erityislakien ja kaupungin johtosääntöjen määräyksiä, arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä (www.narc.fi) sekä muita arkistonhoitoon liittyviä ohjeita ja päätöksiä.

2 §
Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet

Kaupungin arkistotoimen tehtävänä on asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtiminen asiakirjan elinkaaren alusta loppuun ja arkiston tietopalvelusta vastaaminen.

Tehtävät toteutetaan rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin ja kuvailun sekä pysyvästi säilytettävän aineiston keskusarkistoon siirtämisen avulla.

Arkistotointa tulee hoitaa siten, että:

1) se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista
2) ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan
3) asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä

3 §
Arkistotoimen organisointi, johtaminen ja vastuut

Kaupunginhallitus vastaa arkistotoimen järjestämisestä.

Arkistosihteeri johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Arkistonmuodostaja on Mikkelin kaupunki, jolla on osa-arkistoja tehtävien hoidon kannalta tarpeellinen määrä. Osa-arkistoja ovat mm. kaupunginvaltuusto ja -hallitus, lautakunta tai vastaava toimielin virastoineen ja laitoksineen sekä kaupungin yksittäisviranomainen, jolla on laissa säädetty tehtäväpiiri. Osa-arkistosta käytetään tässä ohjeessa nimitystä arkistonmuodostaja. Vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle.

Arkistonmuodostajan tehtävänä on:

1. huolehtia arkistotoimesta hallussaan olevan aineiston osalta
2. määrätä arkistolleen vastuunalainen arkistonhoitaja (arkistovastaava)
3. huolehtia siitä, että vastuunalaisella arkistonhoitajalla on tarpeelliset resurssit tehtävien hoitamiseen
4. ilmoittaa arkistosihteerille määräämistään arkistonhoitajista ja kirjaajista
5. tehdä arkistosihteerille arkistotoimeen liittyviä esityksiä ja ilmoittaa arkistotoimessa tapahtuvista muutoksista

Vastuunalaisen arkistonhoitajan tehtävänä on

1. laatia arkistonmuodostussuunnitelma ja pitää sitä yllä
2. lähettää arkistosihteerille keskusarkistoon luovutettavasta aineistosta luettelot ja hävitettävästä aineistosta hävitysluettelot
3. ohjata ja valvoa asiakirjojen käsittelyohjeiden noudattamista
4. huolehtia arkistonmuodostajan muista arkistotoimeen kuuluvista tehtävistä

Jokaisen kaupungin palveluksessa olevan on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat liitettäväksi arkistoon.

4 §
Tietopalvelu ja kirjaaminen

Asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tulee olla hallinnon ja muiden tarvitsijoiden käytettävissä ottaen huomioon säännöt ja määräykset, jotka on annettu asiakirjojen julkisuudesta.

Tietojen antamisesta keskusarkistoon luovutetuista asiakirjoista päättää arkistosihteeri. Arkistosihteeri antaa keskusarkistoon siirretyistä asiakirjoista otteita, todistuksia ja jäljennöksiä ja todistaa ne oikeaksi. Tiedon antamisesta muista asiakirjoista päättää sen yksikön esimies, jonka hallussa asiakirja on.

Arkistotoimen tietopalvelussa sekä siihen liittyen asiakirjojen lainauksessa ja palauttamisessa on noudatettava annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Asia- ja asiakirjarekistereillä on ohjattava tehokkaasti arkistonmuodostusta. Asiakirjahakemistoja suunniteltaessa on vältettävä päällekkäisiä tietoja sisältäviä rekistereitä ja hakemistoja ja selvitettävä tietotekniikan tarjoamat mahdollisuudet.

Arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen on otettava huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä suunnittelevissa työryhmissä. Samoin on meneteltävä konekielisiä tiedostoja muodostettaessa ja annettava keskusarkistolle selvitys siitä, mihin perusaineistoihin niiden tietokannat perustuvat.

5 §
Arkistonmuodostussuunnitelmat (tiedonhallintasuunnitelmat)

Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa määrätään tehtävien hoidon tuloksena kertyvien tietoaineistojen säilytystavat ja –ajat, asiakirjojen kirjaaminen tai muu rekisteröinti, asiakirjoista vastuussa olevat viranhaltijat, salassapito, suojeluluokat, arkistotunnukset ja muut arkistosihteerin esittämät tarpeelliset tiedot.

Suunnitelman tulee sisältää kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä tuotetut asiakirjat, joita ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.

Arkistonmuodostussuunnitelmat hyväksyy arkistosihteeri.

6 §
Arkistojen järjestäminen ja luettelointi

Arkistonmuodostajat laativat hallussaan olevista yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista luettelot, jotka sisältävät arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistoluettelot on toimitettava keskusarkistoon.

Mikäli arkistonmuodostajalla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja ne on palautettava oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä arkistonmuodostajan toimesta.

7 §
Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely ja hävittäminen

Kaikille arkistoaineistoille, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on määriteltävä arkistonmuodostussuunnnitelmassa säilytysajat. Säilytysaikoja määriteltäessä on noudatettava Kansallisarkiston määräyksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista ajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Säilytystarve määritellään tarvittavilta osin yhteistyössä arkistosihteerin kanssa.

Pysyvästi säilytettävää tietoa ei voida säilyttää ilman Kansallisarkiston erillislupaa pelkästään konekoodisessa muodossa. Pysyvästi säilytettävästä elektronisesta asiakirjasta on otettava paperi- tai mikrofilmituloste. Siirrettäessä tietoa digitaaliseen muotoon on varmistuksista huolehdittava arkistolaitoksen ohjeiden mukaisesti.

Arkistonmuodostajan on asiakirjojen säilytysajan umpeuduttua hävitettävä asiakirjat vuosittain siten, että tietosuoja on varmistettu. Konekoodisia rekistereitä koskevat samat säilytysajat kuin vastaavia manuaalisia rekistereitä.

Jokaisesta hävittämistapahtumasta on laadittava hävittämisluettelo keskusarkiston ohjeiden mukaisesti. Hävittämisestä ei tarvitse tehdä merkintöjä silloin, kun hävitettävät asiakirjasarjat ja
-ryhmät on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan ja asiakirjojen säilytysajaksi on määrätty vähemmän kuin 10 vuotta, ellei arkistonmuodostaja tai laajemman virasto-organisaation keskusyksikkö pidä näiden merkintöjen tekemistä tarpeellisena. Poikkeuksen muodostavat kirjanpidon tilikirjat ja -tositteet, joiden hävittäminen on rekisteröitävä asiakirjoille merkittyjen säilytysaikojen pituudesta riippumatta.

Julkiset asiakirjat voidaan laittaa paperinkeräykseen, salassa pidettävät ja henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään silppuamalla kaupungin omissa yksiköissä tai ostopalvelusopimusten mukaisesti. Hävittämisen tulee tapahtua niin että tietosuoja toteutuu toimituksen kaikissa vaiheissa.

8 §
Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat

Kaupungin toimielinten on asiakirjoja laatiessaan noudatettava arkistolaitoksen ja kaupungin keskusarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita asiakirjojen ja dokumentoimisvälineiden arkistokelpoisuudesta. Erityisesti pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen arkistolaitoksen erityisohjeiden mukaisesti.

Asiakirjoja on säilytettävä siten että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.

Kaupungin keskusarkiston sekä lähi- ja päätearkistojen tilojen on oltava arkistolaitoksen ohjeiden mukaisia.

Arkistonmuodostajan arkistotiloja suunniteltaessa on keskusarkiston asiantuntemusta hyödynnettävä.

Kaupungin toimielinten toiminnan jatkumisen ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilymisen turvaamiseksi myös poikkeusoloissa noudatetaan suojelusuunnitelmaa ja nimetään asiakirjojen suojelun vastuuhenkilö.

9 §
Asiakirjojen siirtäminen keskusarkistoon

Päätearkistoon siirretään vain yli 10 vuotta vanhemmat ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Sitä nuoremmista asiakirjoista huolehtii arkistonmuodostaja. Poikkeustapauksista on sovittava erikseen keskusarkiston kanssa.

Siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä, asiaan kuulumaton aineisto seulottuna ja sijoitettuna arkistokelpoisiin kansioihin, joiden selkämyksen nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, kansion sisältö, arkistotunnus ja aika jolta asiakirjat ovat. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä, ne palautetaan arkistonmuodostajalle uudelleen järjestettäväksi.

Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo, jossa mainitaan luovutettavien arkistoyksiköiden lukumäärä, luovutuserän koko hyllymetreissä, luovutusajankohta, arkistotunnus, asiakirjojen nimi ja miltä vuosilta asiakirjat ovat. Lisäksi tulevat luovuttajan ja vastaanottajan identifioimistiedot allekirjoituksineen.

10 §
Arkistotoimen toimintaohjeen ylläpito ja uusiminen

Arkistosihteerin velvollisuus on huolehtia toimintaohjeen ylläpidosta ja täydentää sitä tarpeen mukaan.

11 §
Voimaantulo

Kaupunginhallitus on hyväksynyt tämän ohjeen 24.5.2004 ja se tulee voimaan 1.7.2004.