Etusivu ›› Paatoksenteko ›› Johto- ja ohjesäännöt ›› Mikkelin kaupungin hankintasääntö

Mikkelin kaupungin hankintasääntö

MIKKELIN KAUPUNGIN HANKINTASÄÄNTÖ

Hyväksytty KH 18.4.2017 §124

Voimaantulo 18.4.2017

Yleistä

Hankintasääntö on Mikkelin kaupungin yleinen hankintaohje. Hankinnalla tarkoitetaan

kaikkea Mikkelin kaupungin varoin hankittavaa palvelua tai hyödykettä.

Hankintalaki edellyttää myös kynnysarvojen alittavien hankintojen (ns. pienhankinnat)

kilpailuttamista hankintalain perusperiaatteiden mukaisesti (avoimuus, syrjimättömyys,

tasapuolisuus ja kohtuullisuus).

Mikkelin kaupunginhallitus hyväksyi 24.11.2014 429 § kaupungin hankintatoiminnalle

yhteisesti noudatettavat periaatteet ja kriteerit.

Hankintatoiminta

Yhteiset kriteerit määrittelevät kaupungin hankintastrategian eli hankintatoiminnalle

kaupungin strategisista tavoitteista johdetut toimintaa ohjaavat periaatteet. Tavoitteena on

yhtenäistää hankintatoiminnan käytäntöjä, toimintamalleja ja tavoitteita, sekä lisätä

avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja vuoropuhelua hankintatoiminnan toteuttamisessa.

Kaupunginhallitus hyväksyi 24.11.2014 429 § kaupungin hankinnoille yhteiset kaikissa

tarjouspyynnöissä käytettävät kriteerit ja vaatimukset toimittajille, sekä toimintamallin jossa

kaupungin hankintatiimi ohjaa ja koordinoi kaupungin hankintatoimintaa. Hankintatiimi

päivittää tarvittaessa yleisistä periaatteista johdettuja yhteisiä kriteerejä, hankintasääntöä ja

laatii työkalut hankintojen erityispiirteiden tunnistamista varten. Hankintojen erityispiirteiden

tunnistaminen (mm. yritysvaikutusten arviointi) on hankintojen yleisten periaatteiden

käytäntöön viemisen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Hankintatoiminnan yleisten

periaatteiden päivittämisestä ja hankintasäännön päivittämisestä päättää jatkossakin

kaupunginhallitus.

Hankintojen kilpailuttaminen

Kaikki Mikkelin kaupungin hankinnat on kilpailutettava Cloudia-kilpailutus- tai Cloudiapienhankintajärjestelmällä

kaupungin hallituksen kokouksessaan 24.11.2014 429 §

hyväksymien periaatteiden ja näiden periaatteiden mukaan johdetun hankintasäännön

2017 mukaisesti. Kaikkien tarjouspyyntöjen tulee lisäksi sisältää kaupunginhallituksen

24.11.2014 429 § hyväksymät ja hankintatiimin päivittämät hankintojen yhteiset kriteerit.

Taloudellisesti merkittävistä hankinta-arvoltaan yli 1.000.000€ (ilman arvonlisäveroa)

hankinnoissa tulee kilpailutusasiakirjat hyväksyä ennen julkaisua lauta- ja johtokunnissa

niiden omia toimialojaan koskevissa hankinnoissa. Mikäli hankinta on toimialat ylittävä tai

konsernipalvelujen hankinta, kilpailutusasiakirjat hyväksyy kaupunginhallitus.

Periaatteet ja kriteerit löytyvät hankintapalveluiden sivulta:

http://www.mikkeli.fi/palvelut/hankintapalvelut

Tukipalvelut

Hankintapalvelut

Hankintapalvelut vastaa keskitetystä kaupungin kilpailutuksesta, hankinnasta,

hankintasopimuksista, tuoteluetteloista, hankintaan liittyvistä koulutuksista ja

asiantuntijapalveluista sekä hankintojen kehittämisestä myös kaupunkikonserni huomioon

ottaen. Keskeisintä Mikkelin hankintatoiminnalle ja sitä suorittaville organisaatioille on nähdä

kaupunki ja konserni kokonaisuutena. Kaupungin ja konsernin organisaatioiden tarvitsema

palvelu- ja materiaalihankinta tulee olla siten suunniteltu ja järjestetty, että organisaatiossa ei

tapahdu päällekkäistä tai hallitsematonta hankintaa tai kilpailuttamista. Hankintatoiminta ei

saa toimia kaupungin tai konsernin etua, eikä alueen kokonaistaloudellista etua vastaan.

Lisätiedot hankintapalvelut/hankintapäällikkö

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy tarjoaa kaupungille hankintatoiminnan kehittämiseen,

kouluttamiseen ja hankintojen valmistelun tukemiseen liittyvää hankinta-asiantuntijapalvelua.

Tukipalvelu on kaikkien Mikkelin kaupunkiorganisaatiossa hankintoja valmistelevien ja

toteuttavien asiantuntijoiden käytettävissä.

Lisätiedot Miksei Oy:n hankinta-asiantuntija.

Hankintojen yleiset periaatteet

Mikkelin kaupunginhallituksen 24.11.2015 hyväksymät hankintatoimintaa ohjaavat yleiset

periaatteet ovat seuraavat:

1. Kaikki hankinnat kilpailutetaan Mikkelin kaupungin hankintasäännön mukaisesti

2. Mikkelin kaupungissa käytetään vuorovaikutteista, avointa hankintojen

valmistelutapaa

3. Paikallisten yritysten kilpailumahdollisuudet maksimoidaan

4. Hankintojen yksikkökokoa ei kasvateta tarpeettomasti

5. Hankintojen erityispiirteet tunnistetaan järjestelmällisesti ja tunnistamisen tueksi

tuotetaan työkalut ja ohjeet

- Työllistämisvelvoite

- Innovatiivinen potentiaali

- Aluetaloudelliset ja kokonaistaloudelliset vaikutukset

- Yritysvaikutusten arviointi

- Hankintojen ympäristövaikutukset

6. Vastaisuudessa kaikki hankintasopimukset viedään sähköiseen Cloudiasopimushallintajärjestelmään

ja hankintasopimuksissa tulee kuvata sopimuskauden

aikainen valvonta, seuranta ja sanktiot

Periaatteiden tarkempi kuvaus ja periaatteiden vaikutukset hankintojen valmisteluun löytyvät

hankintapalveluiden sivulta.

Hankintojen erityispiirteiden tunnistaminen

Hankinnan erityispiirteiden tunnistaminen toteutetaan sitä varten esivalmistellulla

lomakkeella. Lomaketta saa muokata ja täydentää toimialakohtaisten ja tapauskohtaisten

tarpeiden perusteella. Kun erityispiirteet on tunnistettu, otetaan käyttöön kunkin

erityispiirteen tarkempaan arviointiin esivalmisteltu lomake, jota saa muokata edellä

mainituin perustein. Täytetyt lomakkeet liitetään hankinnan valmistelu- ja

kilpailutusasiakirjoihin, päätöksenteon ja arvioinnin tueksi.

Hankintapäätöksen tekevä viranhaltija tai lautakunta vastaa siitä, että hankinnan

erityispiirteet on tunnistettu hankintasäännön edellyttämällä tavalla, sekä siitä, että

hankintasääntöä on muiltakin osin noudatettu.

Yritysvaikutusten arviointi

Hankinnan yritysvaikutusten arviointi on suoritettava kaikissa kansallisen

kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Kun hankinnan kokonaisarvo ylittää 200 000,00 €,

hankinnan yritysvaikutuksista pitää pyytää lausunto Miksei Oy:n hankinta-asiantuntijalta,

joka tarvittaessa pyytää hankinnasta lausunnon vielä Mikkelin yrittäjät ry:ltä tai toimialan

paikallisilta yrittäjiltä/yrityksiltä.

Aluetaloudellisten ja kokonaistaloudellisten vaikutusten arviointi

Hankinnan aluetaloudellisten ja kokonaistaloudellisten vaikutusten arviointi suoritetaan aina

kun hankinnan kokonaisarvo ylittää 200 000,00 €.

Työllisyysvaikutusten arviointi

Hankinnan työllisyysvaikutusten arviointi tehdään aina kun hankinnan työn osuus ylittää

120 000,00 €.

Ympäristövaikutusten arviointi

Hankinnan ympäristövaikutusten arviointi tehdään aina kun hankinnassa tunnistetaan olevan

erityispiirteitä joilla on ympäristövaikutuksia.

Innovatiivinen potentiaali

Hankinnan innovatiivisen potentiaalin arviointi tehdään aina kun hankinnan

valmisteluvaiheessa tunnistetaan hankinnan pitävän sisällään innovatiivista potentiaalia joko

tilaajan ja/tai toimittajan toiminnan suhteen.

Hankintalain mukaista innovaatiokumppanuutta voidaan käyttää, jos hankintayksikön

tarvetta ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo olevia tavanomaisia tavaroita, palveluja

tai rakennusurakoita.

Vuoropuhelu hankintojen yhteydessä

Hankintojen yhteydessä on järjestettävä vuoropuhelu markkinoilla toimivien yritysten

kanssa siten, että hankintalain vaatimukset yritysten tasapuolisesta ja syrjimättömästä

kohtelusta sekä avoimuudesta toteutuvat. Vuoropuhelun tulee sisältää vähintään

info/keskustelutilaisuus ja/tai tietopyyntö kilpailutusasiakirjojen sisällöstä. Kansallisen

kynnysarvon ylittävät tietopyynnöt julkaistaan Hilmassa ja alittavat suoraan yrityksille.

Vuoropuhelu on järjestettävä, kun jokin seuraavista kriteereistä täyttyy:

· monivuotiseen sopimukseen tähtäävä palveluhankinta

· hankinnan arvo ylittää 100 000,00 € tai rakennusurakka yli 200 000,00 €

· hankinnan arvon alittaessa edelliset rajat, pyydetään tarvittaessa lausunto

tarjouspyyntöluonnoksesta hankintapalveluilta

Hankintaprosessi

Hankintaprosessissa tulee noudattaa seuraavia periaatteita ja menettelytapoja:

1. Hankittava hyödyke tai palvelu on määritettävä mahdollisimman tarkasti ja

yksiselitteisesti ottaen huomioon myös tuotteiden ja palvelujen aiheuttama

ympäristökuormitus.

2. Tuotteiden hankinnassa tulee ensisijaisesti käyttää Mikkelin kaupungin tuotekatalogia.

3. Mikäli tuotekatalogista ei löydy tarvittavaa tai vastaavaa tuotetta, niin osto/tilaus

suoritetaan sopimustoimittajalta. Mikäli sopimustoimittajia on enemmän kuin yksi, tulee

hyödyke tai palvelu kilpailuttaa minikilpailutuksena sopimustoimittajien kesken.

Tiedot toimittajista löytyvät hankintapalveluiden kotisivulta.

4. Mikäli sopimustoimittajilta ei löydy tarvittavaa palvelua tai hyödykettä tulee hankinta

kilpailuttaa.

5. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa tulee noudattaa lakia julkisista

hankinnoista ja Mikkelin kaupungin hankintasääntöä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät

hankinnat tulee kilpailuttaa Cloudia-hankintajärjestelmän kautta.

6. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa kilpailutus tulee suorittaa Cloudiapienhankintajärjestelmän

kautta.

Kilpailutus tulee aina suorittaa, mikäli hankinnan veroton arvo ylittää 5.000 euroa.

Alle 5.000 euron hankinnoissa hyödynnetään kaupungin kilpailuttamia sopimustoimittajia.

7. Hankinnasta ilmoitetaan:

· hankintarajat ylittävissä hankinnoissa kaupungin www-sivuilla

· hankintakalenteri

· Cloudia (tarjous- ja/tai pienhankintaportaali)

· Hilma, hankintarajat ylittävät hankinnat ja tarpeen vaatiessa myös alittavat

Hankintapäätökset ja hankintarajat

Hankintarajat ylittävistä kilpailutuksista tehdään valituskelpoinen hankintapäätös, oikaisuohje

valitusosoituksineen. Mikäli kevytkilpailutuksen arvo alittaa kansallisen kynnysarvon, ei

oikaisuohjetta ja valitusosoitusta markkinaoikeuteen lähetetä hankintapäätöksen liitteenä,

vaan pelkkä oikaisuvaatimusohje. Hankintapäätöksiä ovat oikeutettuja tekemään seuraavat

viranhaltijat: kaupunginjohtaja, toimialajohtajat, tulosalueiden esimiehet, tulosyksiköiden

esimiehet ja hankintapäällikkö. Liikelaitoksen johtaja rinnastetaan toimialajohtajaan.

Hankintarajat (alv 0%) ja valtuudet määritellään seuraavasti:

1. Yli 1.000.000 euron hankintapäätökset, jotka koskevat kahta tai useampaa toimialaa

tekee kaupunginhallitus valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.

2. Hankintapäällikkö voi tehdä useampia toimialoja koskevat alle 1.000.000 euron

hankintapäätökset ja -sopimukset.

3. Yli 300.000 euron hankintapäätökset tekee toimialojen lauta- ja johtokunnat valtuuston

hyväksymien määrärahojen puitteissa.

4. Kaupunginjohtajalla ja toimialojen johtajilla hankintapäätösten ja - sopimusten

hankintaraja on 300.000 euroa valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.

5. Tulosalueen esimiehellä hankintapäätösten ja -sopimusten hankintaraja on 200.000 euroa

valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.

6. Tulosyksikön esimiehellä hankintapäätösten ja -sopimusten hankintaraja on 50.000 euroa

valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.

Mikäli hankinta ylittää 200.000€ ja kohdistuu useammalle talousarviovuodelle,

hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus (toimialat ylittävät hankinnat ja

konsernipalvelujen hankinnat) tai lauta- ja johtokunnat omissa toimialojaan koskevissa

hankinnoissa.

Toimialakohtaiset hankinnat

Hankinnat on suunniteltava ja valmisteltava niin hyvissä ajoin ja siten, että eri

organisaatioiden hankinnat voidaan saattaa osaksi koko kaupungin ja konsernin

hankintaprosessia ja näin hyödyntää täysimääräisesti saatavilla olevia määrä-, logistiikka- ja

ostoeräetuja. Toimialat nimittävät hankintavastaavansa ja laativat omat hankintaohjelmansa,

joissa määritellään ja ajastetaan merkittävät hankinnat. Toimialat toimittavat tarvittavat tiedot

hankintapalveluihin hankintakalenterin ja kilpailutusten toteuttamista varten välittömästi

talousarvion hyväksymisen jälkeen 15.12. mennessä. Toimialat saavat tarvittaessa apua

hankintapalveluista tai Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:stä.

Materiaalin kierrätys ja poisto

Ensisijaisesti materiaalia hyödynnetään kierrättämällä tuotteita kaupungin yksiköiden välillä.

Kaupungin omasta käytöstä poistettu materiaali myydään pääsääntöisesti tarjouskilpailun

perusteella eniten tarjoavalle. Kierrätyksessä ja tarjouskilpailussa hyödynnetään

sähköpostitiedottamista, sisäistä tai ulkoista tiedottamista, riippuen materiaalin arvosta.

Myyntipäätöksen tekee tulosyksikön esimies tai henkilö, jolla on oikeus myydä kaupungin

omasta käytöstä poistettua materiaalia. Mikäli myynnistä aiheutuvat kustannukset ylittävät

materiaalin arvon, pitää materiaali poistaa mahdollisimman kustannus- ja

ympäristötehokkaasti. Tässä hyödynnetään joko Mikkelin seudun jätehuoltoyhtiötä Metsä

Sairila Oy:tä, Mikkelin kierrätyspisteitä, metallin vastaanottotoimijoita tai uuden oston

yhteydessä sopimusliikettä vaihtoperiaatteella.

Hankintatoiminnan seuranta ja valvonta

Toimialoilla hankintatoiminnan seurannasta ja valvonnasta vastaavat toimialakohtaiset

hankintavastaavat yhteistyössä tulosyksiköiden johtajien kanssa. Toimialajohtajat vastaavat

siitä että hankintavastaavien ja tulosyksiköiden johtajien päätökset ja toiminta ovat

hankintalain, kaupungin hankintasäännön sekä kaupungin hankintatoiminnan yhteisten

periaatteiden ja kriteerien mukaisia. Epäselvissä tai hankalissa tapauksissa

hankintavastaavat saavat työlleen tukea hankintatiimiltä, jonka jäseniä hankintavastaavat

ovat, tuomalla asian käsiteltäväksi hankintatiimiin. Hankintatiimi voi tarvittaessa viedä asian

konsernitarkastajan käsiteltäväksi.

Konsernitarkastaja valvoo lisäksi virkansa puolesta siitä, että muussakaan kaupungin

hankintatoiminnassa ei tapahdu väärinkäytöksiä tai hankintalain, kaupungin

hankintasäännön eikä kaupungin hankintatoiminnan yhteisten periaatteiden ja kriteerien

vastaista toimintaa. Konsernitarkastaja tuo esille tulleet väärinkäytökset

kaupunginhallituksen käsittelyyn, joka päättää mihin toimiin asian suhteen ryhdytään.