Etusivu ›› Paatoksenteko ›› Johto- ja ohjesäännöt ›› Mikkelin kaupungin hankintasääntö

Mikkelin kaupungin hankintasääntö

Mikkelin kaupungin hankintasääntö
Hyväksytty KH 2.5.2016 § 149
Voimaantulo 2.5.2016

Yleistä
Hankintasääntö on Mikkelin kaupungin yleinen hankintaohje. Hankinnalla tarkoitetaan kaikkea Mikkelin kaupungin varoin hankittavaa palvelua tai hyödykettä. Hankintalaki edellyttää myös kynnysarvojen alittavien hankintojen (ns. pienhankinnat) kilpailuttamista hankintalain perusperiaatteiden mukaisesti (avoimuus, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja kohtuullisuus).

Mikkelin kaupunginhallitus hyväksyi 24.11.2014 429 § kaupungin hankintatoiminnalle yhteisesti noudatettavat periaatteet ja kriteerit.

Hankintatoiminta
Yhteiset kriteerit määrittelevät kaupungin hankintastrategian eli hankintatoiminnalle kaupungin strategisista tavoitteista johdetut toimintaa ohjaavat periaatteet. Tavoitteena on yhtenäistää hankintatoiminnan käytäntöjä, toimintamalleja ja tavoitteita, sekä lisätä avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja vuoropuhelua hankintatoiminnan toteuttamisessa. Kaupunginhallitus hyväksyi 24.11.2014 429 § kaupungin hankinnoille yhteiset kaikissa tarjouspyynnöissä käytettävät kriteerit ja vaatimukset toimittajille, sekä toimintamallin jossa kaupungin hankintatiimi ohjaa ja koordinoi kaupungin hankintatoimintaa. Hankintatiimi päivittää tarvittaessa yleisistä periaatteista johdettuja yhteisiä kriteerejä, hankintasääntöä ja laatii työkalut hankintojen erityispiirteiden tunnistamista varten. Hankintojen erityispiirteiden tunnistaminen (mm. yritysvaikutusten arviointi) on hankintojen yleisten periaatteiden käytäntöön viemisen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Hankintatoiminnan yleisten periaatteiden päivittämisestä ja hankintasäännön päivittämisestä päättää jatkossakin kaupunginhallitus.

Hankintojen kilpailuttaminen
Kaikki Mikkelin kaupungin hankinnat on kilpailutettava Cloudia-kilpailutusjärjestelmällä 31.12.2016 mennessä ja kaupungin hallituksen kokouksessaan 24.11.2014 429 § hyväksymien periaatteiden ja näiden periaatteiden mukaan johdetun hankintasäännön 2016 mukaisesti. Kaikkien tarjouspyyntöjen tulee lisäksi sisältää kaupunginhallituksen 24.11.2014 429 § hyväksymät hankintojen yhteiset kriteerit.

Taloudellisesti merkittävistä hankinta-arvoltaan yli 1.000.000€ (ilman arvonlisäveroa) hankinnoissa tulee kilpailutusasiakirjat hyväksyä ennen julkaisua lauta- ja johtokunnissa niiden omia toimialojaan koskevissa hankinnoissa. Mikäli hankinta on toimialat ylittävä tai konsernipalvelujen hankinta, kilpailutusasiakirjat hyväksyy kaupunginhallitus. Periaatteet ja kriteerit löytyvät hankintapalveluiden sivulta.

Tukipalvelut

Hankintapalvelut
Hankintapalvelut vastaa keskitetystä kaupungin kilpailutuksesta, hankinnasta, hankintasopimuksista, tuoteluetteloista, hankintaan liittyvistä koulutuksista ja asiantuntijapalveluista sekä hankintojen kehittämisestä myös kaupunkikonserni huomioon ottaen. Keskeisintä Mikkelin hankintatoiminnalle ja sitä suorittaville organisaatioille on nähdä kaupunki ja konserni kokonaisuutena. Kaupungin ja konsernin organisaatioiden tarvitsema palvelu- ja materiaalihankinta tulee olla siten suunniteltu ja järjestetty, että organisaatiossa ei tapahdu päällekkäistä tai hallitsematonta hankintaa tai kilpailuttamista. Hankintatoiminta ei saa toimia kaupungin tai konsernin etua, eikä alueen kokonaistaloudellista etua vastaan. Lisätiedot hankintapalvelut/hankintapäällikkö

Tietohallinto
Tietohallinto vastaa kaupungin kokonaisarkkitehtuurista, johon kuuluvat kaikki kaupungin tietojärjestelmät ja käsittelee kaikki uusien tietojärjestelmien hankintaan tähtäävät projektit. Menettelyllä pyritään sekä varmistamaan kaupungin IT-kokonaisuuden hallittavuus ja yhteentoimivuus että hyödyntämään käytettävissä olevat resurssit tehokkaasti. Tietohallinto tukee toimialoja IT-hankinnoissa teknisellä asiantuntemuksella, arvioi hyödyt ja riskit sekä varmistaa, että hankinnan kohteet soveltuvat IT-kokonaisuuteen. Lisätiedot tietohallinto / tietohallintopäällikkö

Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy
Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy tarjoaa kaupungille hankintatoiminnan kehittämiseen, kouluttamiseen ja hankintojen valmistelun tukemiseen liittyvää hankinta-asiantuntijapalvelua. Tukipalvelu on kaikkien Mikkelin kaupunkiorganisaatiossa hankintoja valmistelevien ja
toteuttavien asiantuntijoiden käytettävissä. Lisätiedot Miksei Oy:n hankinta-asiantuntija.

Hankintojen yleiset periaatteet
Mikkelin kaupunginhallituksen 24.11.2015 hyväksymät hankintatoimintaa ohjaavat yleiset periaatteet ovat seuraavat:

1. Kaikki hankinnat kilpailutetaan Mikkelin kaupungin hankintasäännön mukaisesti
2. Mikkelin kaupungissa käytetään vuorovaikutteista, avointa hankintojen valmistelutapaa
3. Paikallisten yritysten kilpailumahdollisuudet maksimoidaan
4. Hankintojen yksikkökokoa ei kasvateta tarpeettomasti
5. Hankintojen erityispiirteet tunnistetaan järjestelmällisesti ja tunnistamisen tueksi tuotetaan työkalut ja ohjeet
    - Työllistämisvelvoite
    - Innovatiivinen potentiaali
    - Aluetaloudelliset ja kokonaistaloudelliset vaikutukset
    - Yritysvaikutusten arviointi
    - Hankintojen ympäristövaikutukset
6. Kaikissa hankintasopimuksissa kuvataan sopimuskauden aikainen valvonta, seuranta ja sanktiot

Periaatteiden tarkempi kuvaus ja periaatteiden vaikutukset hankintojen valmisteluun löytyvät hankintapalveluiden sivulta

Hankintojen erityispiirteiden tunnistaminen
Hankinnan erityispiirteiden tunnistaminen toteutetaan sitä varten esivalmistellulla lomakkeella. Lomaketta saa muokata ja täydentää toimialakohtaisten ja tapauskohtaisten tarpeiden perusteella. Kun erityispiirteet on tunnistettu, otetaan käyttöön kunkin erityispiirteen tarkempaan arviointiin esivalmisteltu lomake, jota saa muokata edellä mainituin perustein. Täytetyt lomakkeet liitetään hankinnan valmistelu- ja kilpailutusasiakirjoihin, päätöksenteon ja arvioinnin tueksi.

Hankintapäätöksen tekevä viranhaltija tai lautakunta vastaa siitä, että hankinnan erityispiirteet on tunnistettu hankintasäännön edellyttämällä tavalla, sekä siitä, että hankintasääntöä on muiltakin osin noudatettu.

Yritysvaikutusten arviointi
Hankinnan yritysvaikutusten arviointi on suoritettava kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Kun hankinnan kokonaisarvo ylittää 200 000,00 €, hankinnan yritysvaikutuksista pitää pyytää lausunto Miksei Oy:n hankinta-asiantuntijalta, joka tarvittaessa pyytää hankinnasta lausunnon vielä Mikkelin yrittäjät ry:ltä tai toimialan paikallisilta yrittäjiltä/yrityksiltä.

Aluetaloudellisten ja kokonaistaloudellisten vaikutusten arviointi
Hankinnan aluetaloudellisten ja kokonaistaloudellisten vaikutusten arviointi suoritetaan aina kun hankinnan kokonaisarvo ylittää 200 000,00 €.

Työllisyysvaikutusten arviointi
Hankinnan työllisyysvaikutusten arviointi tehdään aina kun hankinta on kokonaisarvoltaan yli 200 000,00 € tai hankinnan arvosta yli 80% on työtä.

Ympäristövaikutusten arviointi
Hankinnan ympäristövaikutusten arviointi tehdään aina kun hankinnassa tunnistetaan olevan erityispiirteitä joilla on ympäristövaikutuksia.

Innovatiivinen potentiaali
Hankinnan innovatiivisen potentiaalin arviointi tehdään aina kun hankinnan valmisteluvaiheessa tunnistetaan hankinnan pitävän sisällään innovatiivista potentiaalia joko tilaajan ja/tai toimittajan toiminnan suhteen. Innovatiivinen potentiaali arvioidaan myös aina kun hankitaan ensimmäistä kertaa palvelua tai tuotetta johon liittyy palvelua.

Vuoropuhelu hankintojen yhteydessä
Hankintojen yhteydessä on järjestettävä vuoropuhelu markkinoilla toimivien yritysten kanssa siten, että hankintalain vaatimukset yritysten tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta sekä avoimuudesta toteutuvat. Vuoropuhelun tulee sisältää vähintään info/keskustelutilaisuus ja/tai tietopyyntö kilpailutusasiakirjojen sisällöstä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät tietopyynnöt julkaistaan Hilmassa ja alittavat suoraan yrityksille. Vuoropuhelu on järjestettävä, kun jokin seuraavista kriteereistä täyttyy:

  • monivuotiseen sopimukseen tähtäävä palveluhankinta
  • hankinnan arvo ylittää 100 000,00 € tai rakennusurakka yli 200 000,00 €
  • hankinnan arvon alittaessa edelliset rajat, pyydetään tarvittaessa lausunto tarjouspyyntöluonnoksesta hankintapalveluilta

 

Hankintaprosessi
Hankintaprosessissa tulee noudattaa seuraavia periaatteita ja menettelytapoja:
1. Hankittava hyödyke tai palvelu on määritettävä mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti ottaen huomioon myös tuotteiden ja palvelujen aiheuttama ympäristökuormitus.
2. Tuotteiden hankinnassa tulee ensisijaisesti käyttää Mikkelin kaupungin tuotekatalogia.
3. Mikäli tuotekatalogista ei löydy tarvittavaa tai vastaavaa tuotetta, niin osto/tilaus suoritetaan sopimustoimittajalta. Mikäli sopimustoimittajia on enemmän kuin yksi, tulee hyödyke tai palvelu kilpailuttaa minikilpailutuksena sopimustoimittajien kesken. Tiedot toimittajista löytyvät hankintapalveluiden kotisivulta.
4. Mikäli sopimustoimittajilta ei löydy tarvittavaa palvelua tai hyödykettä tulee hankinta kilpailuttaa.
5. Mikäli kyseessä on IT-hankinta, ennen kilpailutusta on pyydettävä tietohallintopäälliköltä lausunto hankinnan kohteesta soveltuvuudesta kaupungin kokonaisarkkitehtuuriin.
6. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista ja Mikkelin kaupungin hankintasääntöä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa Cloudia-hankintajärjestelmän kautta 31.12.2016 mennessä.
7. Kansallisen kynnysarvon alittavissa kevytkilpailutuksissa tai puitejärjestelyn sisäisissä minikilpailutuksissa tulee kilpailutus suorittaa Cloudia-pienhankintaportaalin kautta 31.12.2016 mennessä. Kevyt- ja minikilpailutus tulee suorittaa, mikäli hankinnan veroton arvo ylittää 3.000 euroa. Alle 3000 euron hankinnoissa hyödynnetään kaupungin kilpailuttamia sopimustoimittajia.
8.Hankinnasta ilmoitetaan:

  • hankintarajat ylittävissä hankinnoissa kaupungin www-sivuilla
  • hankintakalenteri
  • Cloudia (tarjous- ja/tai pienhankintaportaali)
  • Hilma, hankintarajat ylittävät hankinnat ja tarpeen vaatiessa myös alittavat

 

Hankintapäätökset ja hankintarajat
Hankintarajat ylittävistä kilpailutuksista tehdään valituskelpoinen hankintapäätös, oikaisuohje ja valitusosoituksineen. Mikäli kevytkilpailutuksen arvo alittaa kansallisen kynnysarvon, ei oikaisuohjetta ja valitusosoitusta markkinaoikeuteen lähetetä hankintapäätöksen liitteenä, vaan oikaisuvaatimusohje. Hankintapäätöksiä ovat oikeutettuja tekemään seuraavat viranhaltijat: kaupunginjohtaja, toimialajohtajat, tulosalueiden esimiehet, tulosyksiköiden esimiehet ja hankintapäällikkö. Liikelaitoksen johtaja rinnastetaan toimialajohtajaan.

Hankintarajat (alv 0%) ja valtuudet määritellään seuraavasti:
1. Yli 1.000.000 euron hankintapäätökset, jotka koskevat kahta tai useampaa toimialaa tekee kaupunginhallitus valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.
2. Hankintapäällikkö voi tehdä useampia toimialoja koskevat alle 1.000.000 euron hankintapäätökset ja -sopimukset.
3. Yli 300.000 euron hankintapäätökset tekee toimialojen lauta- ja johtokunnat valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.
4. Kaupunginjohtajalla ja toimialojen johtajilla hankintapäätösten ja - sopimusten hankintaraja on 300.000 euroa valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.
5. Tulosalueen esimiehellä hankintapäätösten ja -sopimusten hankintaraja on 200.000 euroa valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.
6. Tulosyksikön esimiehellä hankintapäätösten ja -sopimusten hankintaraja on 50.000 euroa valtuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa.

Mikäli hankinta kohdistuu useammalle talousarviovuodelle, hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus (toimialat ylittävät hankinnat ja konsernipalvelujen hankinnat) tai lauta- ja johtokunnat omissa toimialojaan koskevissa hankinnoissa.

Toimialakohtaiset hankinnat
Hankinnat on suunniteltava ja valmisteltava niin hyvissä ajoin ja siten, että eri organisaatioiden hankinnat voidaan saattaa osaksi koko kaupungin ja konsernin hankintaprosessia ja näin hyödyntää täysimääräisesti saatavilla olevia määrä-, logistiikka- ja ostoeräetuja. Toimialat nimittävät hankintavastaavansa ja laativat omat hankintaohjelmansa, joissa määritellään ja ajastetaan merkittävät hankinnat. Toimialat toimittavat tarvittavat tiedot hankintapalveluihin hankintakalenterin ja kilpailutusten toteuttamista varten välittömästi talousarvion hyväksymisen jälkeen 15.12. mennessä. Toimialat saavat tarvittaessa apua hankintapalveluista tai Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:stä.

Materiaalin kierrätys ja poisto
Ensisijaisesti materiaalia hyödynnetään kierrättämällä tuotteita kaupungin yksiköiden välillä. Kaupungin omasta käytöstä poistettu materiaali myydään pääsääntöisesti tarjouskilpailun perusteella eniten tarjoavalle. Kierrätyksessä ja tarjouskilpailussa hyödynnetään sähköpostitiedottamista, sisäistä tai ulkoista tiedottamista, riippuen materiaalin arvosta. Myyntipäätöksen tekee tulosyksikön esimies tai henkilö, jolla on oikeus myydä kaupungin omasta käytöstä poistettua materiaalia. Mikäli myynnistä aiheutuvat kustannukset ylittävät materiaalin arvon, pitää materiaali poistaa mahdollisimman kustannus- ja ympäristötehokkaasti. Tässä hyödynnetään joko Mikkelin seudun jätehuoltoyhtiötä MetsäSairila Oy:tä, Mikkelin kierrätyspisteitä, metallin vastaanottotoimijoita tai uuden oston yhteydessä sopimusliikettä vaihtoperiaatteella.

Hankintatoiminnan seuranta ja valvonta
Toimialoilla hankintatoiminnan seurannasta ja valvonnasta vastaavat toimialakohtaiset hankintavastaavat yhteistyössä tulosyksiköiden johtajien kanssa. Toimialajohtajat vastaavat siitä että hankintavastaavien ja tulosyksiköiden johtajien päätökset ja toiminta ovat hankintalain, kaupungin hankintasäännön sekä kaupungin hankintatoiminnan yhteisten periaatteiden ja kriteerien mukaisia. Epäselvissä tai hankalissa tapauksissa hankintavastaavat saavat työlleen tukea hankintatiimiltä, jonka jäseniä hankintavastaavat ovat, tuomalla asian käsiteltäväksi hankintatiimiin. Hankintatiimi voi tarvittaessa viedä asian konsernitarkastajan käsiteltäväksi.

Konsernitarkastaja vastaa lisäksi virkansa puolesta siitä, että muussakaan kaupungin hankintatoiminnassa ei tapahdu väärinkäytöksiä tai hankintalain, kaupungin hankintasäännön eikä kaupungin hankintatoiminnan yhteisten periaatteiden ja kriteerien vastaista toimintaa. Konsernitarkastaja tuo esille tulleet väärinkäytökset kaupunginhallituksen käsittelyyn, joka päättää mihin toimiin asian suhteen ryhdytään.