Kaupunginhallituksen pelisäännöt

1. Työskentelyn painopisteet

  • Valtuuston hyväksymään strategiaan sitoutuminen.
  • Talouden tasapainotusta on jatkettava sekä henkilöstön ja päättäjien sitoutuminen sen toteuttamiseen.
  • Myönteisen julkisuuskuvan hyödyntäminen kuntamarkkinoinnissa ja elinkeinotoiminnassa sekä yhteistyön syventäminen yrittäjäjärjestöjen ja paikallisten yritysten kanssa.

2. Työskentely tiiminä

  • Kaupunginhallitus, kaupunginvaltuuston puheenjohtajat ja johtavat viranhaltijat muodostavat johtamisessa yhtenäisen tiimin, jolla on yhteinen tavoite ja tahto.
  • Keskinäinen arvostus ja kunnioittaminen sekä kannustus ovat kantavia voimia asioiden hoitamisessa. Päätöksenteko on sujuvaa ja päätöksiä tehdään kollegiaalisesti.

3. Asioiden valmistelu

  • Isot strategiatason asiat valmistellaan luottamushenkilöiden, johdon ja henkilöstön yhteisessä prosessissa hyvän ennakkovalmistelun pohjalta.
  • Kaupunginjohto valmistelee itsenäisesti oman työnjakonsa pohjalta toimivaltaansa kuuluvat asiat.
  • Palvelutuotannon johtamiseen liittyvät asiat valmistellaan ja päätetään hallintosäännön mukaisesti ao. lautakunnissa, kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston määrittelemän isojen linjausten mukaisesti.

4. Ennen kokousta

  • Jäsenen tulee ilmoittaa hyvissä ajoin esteestä osallistua kokoukseen. Ilmoitus sekä henkilökohtaiselle varajäsenelle että listatiimille (listatiimi(at)mikkeli.fi).
  • Kaupunginhallituksen esityslistat ovat valmiina edellisen viikon torstaihin mennessä, kokouskutsu tulee linkkinä sähköpostiin. Mahdolliset lisäasiat lähetetään perjantain aikana.
  • Jos valmistelutiedot ovat puutteelliset, jäsenet ja kaupunginvaltuuston puheenjohtajat voivat pyytää lisätietoja esittelijältä, asian valmistelijalta tai hallintojohtajalta.
  • Asioiden käsittelyssä pyritään siihen, että merkittävien asioiden esittelyt on hoidettu suunnittelukokouksissa ja ryhmien väliset neuvottelut on käyty ennen kokousta.

5. Kokouksessa

  • Kokous alkaa minuutilleen kokouskutsussa annettuna aikana. Jäsenen kokousjärjestelmä on oltava auki kokouksen alkamisaikana.
  • Puheenvuorot pyydetään sähköisen kokousjärjestelmän kautta. Puheenvuoropyyntöön liitetään tieto siitä, mitä asiaa puheenvuoro koskee.
  • Varsinaisen kokouksen tavoiteaika on korkeintaan kolme (3) tuntia. Suunnittelukokouksen kesto on korkeintaan neljä (4) tuntia.
  • Varsinaiset kokoukset ovat päätöskokouksia!
  • Keskustelun pelisäännöt:

    • luottamuksellisuus: keskustelut ovat luottamuksellisia
    • lyhyet puheenvuorot: yhteistä aikaa käytetään arvokkaasti, puhutaan tiiviisti
    • yhteistoiminta: puhe on toisia kunnioittavaa ja arvostavaa, työskennellään yhteistoiminnallisesti tavoitteiden saavuttamiseksi
  • Puheenvuoron pituus on kokouksessa kolme (3) minuuttia. Aikaa voi seurata sähköisestä kokousjärjestelmästä.
  • Lautakuntiin ja johtokuntiin valittavat kaupunginhallituksen jäsenet sitoutuvat raportoimaan seuraamansa toimielimen merkittävistä kokousasioista.
  • Kunkin jäsenen, kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja läsnä olevien viranhaltijoiden on pidettävä huolta omasta esteellisyydestä ja jäävättävä itsensä tarvittaessa. Esteellisyys ja sen syy on ilmoitettava selkeästi.
  • Kokouksen aikana pidetään tauko kahden tunnin välein.
  • Kokouksissa ei saa valokuvata eikä nauhoittaa ilman puheenjohtajan suostumusta.
  • Suunnittelukokouksissa kohdassa ”muut asiat” hallituksen jäsenet ja kaupunginvaltuuston puheenjohtajat voivat nostaa esille asioita, joista halutaan lisätietoja tai haluavat nostaa kaupunginhallituksen agendalle.

6. Kokouksen jälkeen

  • Kaupunginhallituksen päätösten tiedottamisesta vastaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Viestintäpäällikkö laatii mediatiedotteen. Tiedote lähetetään medialle sen jälkeen, kun puheenjohtaja on sen hyväksynyt.
  • Kokouksen aikana kaupunginhallituksen päätöksistä ei lähetetä tietoa medialle, ml. sosiaalinen media, ilman puheenjohtajan suostumusta.

7. Työskentelyn arviointi

  • Hallitus arvioi työskentelyään itse kerran vuodessa.

8. Toiminta jäsenenä

  • Hallituksen jäsenten tulee sitoutua yhdessä sovittuun linjaan.
  • Kaupunginhallituksen jäsenen asema on niin arvokas, että se edellyttää jokaiselta ”valtiomiesmäistä otetta” hallituksen kokouksissa ja niiden ulkopuolella. Työskentelyssä tulee kunnioittaa toisten mielipiteitä.
  • Hallituksen jäsenet sitoutuvat koulutustilaisuuksiin sekä edustustehtäviin.

9. Tiedottaminen

  • Kaupunginhallituksen valmisteilla olevista asioista ja päätöksistä tiedotetaan keskitetysti kaupunginjohdon toimesta.
  • Kun luottamushenkilöiltä kysytään mielipidettä tehdystä päätöksestä hän voi kertoa oman näkemyksensä, vaikka se ei olisi yhteisen päätöksen mukainen, yhteisiä päätöksiä ei tule kuitenkaan arvostella sen enempää.

10. Kaupunginhallituksen kokousaikataulu

  • Kaupunginhallituksen kokousrytmissä vuorottelevat kaupunginhallituksen varsinaiset kokoukset ja suunnittelukokoukset.
  • Kaupunginhallitus järjestää tarpeen mukaan seminaareja strategisten asioiden valmistelua varten.