Kalevankankaalla tehdään massadigitointia – Merkittävä osa virastoista voi luopua paperiarkistoistaan lähitulevaisuudessa

13.09.2021

Artikkelin kuva

Mikkelin Kalevankankaantiellä möllöttää mustanpuhuva mystinen rakennus. Vielä mystisempää ohikulkijalle on se, mitä rakennuksen sisällä tapahtuu. Kyllä, paksujen seinien sisäpuolella käsitellään myös arkaluonteista materiaalia ja vierailija on velvoitettu allekirjoittamaan salassapitositoumus. Mutta salaisuus ei suinkaan ole se, että rakennuksessa paahdetaan työtä massadigitoinnin merkeissä.

Mustanpuhuva rakennus on Kansallisarkiston keskusarkisto. Massadigitointihanke työllistää Kalevankankaantiellä neljätoista ihmistä. Kyseessä on Kansallisarkiston johtama ja Euroopan aluekehitysrahaston osarahoittama yhteishanke digitaalisten aineistojen laadun ja käytettävyyden kehittämiseen tekoälyavusteisesti. Hankkeessa ovat mukana Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Elinkeinoelämän keskusarkisto ja Disec Oy.

– Massadigitoinnin taustalla on se, että 2017 valtioneuvosto teki periaatepäätöksen siitä, että valtion hallinnon analogiset arkistoitavat aineistot täytyisi saattaa digitoituun muotoon. Siitä lähdettiin kehittämään toimintaa, kertoo Kansallisarkiston tutkimusjohtaja Päivi Happonen.

Massadigitointia tehdään sekä Mikkelissä että Helsingissä. Tuotantoa pyritään keskittämään enemmissä määrin Mikkeliin.

– Massadigitoitavaa aineistoa on noin 130 kilometrin edestä, Happonen sanoo.

– Menemme tietyn järjestyksen mukaan. Kaikki hyödyt ja säästöt pyritään saamaan rahoituksella ja nopealla aikataululla. Massadigitointi mahdollistaa monipaikkaisen ja alueellisen toiminnan. Päätöksenteon automatisoinnissa digitaalisen datan merkitys on huomattavan suuri. Asialla on laaja strateginen näkökulma.

Keskusarkiston rakennus valmistui Kalevankankaalle vuonna 2017 ja massadigitointi käynnistyi keväällä 2021. Toiminta on vakiintunut. Kansallisarkiston kehittämispäällikkö Mikko Eräkasken mukaan massadigitoinnin lähtökohtana on nopeuttaa virastojen siirtymistä digitaaliseen toimintaympäristöön.

– Tuemme virastoja tällä työllä. Teemme myös aineistoa käytettävämmäksi. Ainutlaatuisen massadigitoinnista tekee se, että tavoitteenamme on hävittää digitoitu aineisto, kun digitointi on tehty. Tämä on kansainvälisesti arkistosektorilla harvinaista. Lisäksi hankkeen laajuus on harvinainen, Eräkaski kertoo.

Käsityötä ja nopeaa tekniikkaa

Aineiston digitointi alkaa fyysisen aineiston läpikäynnillä, joka on arkiston uumenissa tapahtuvaa käsityötä. Niitit, klemmarit ja muut skannausta häiritsevät objektit poistetaan ja aineisto luovutetaan kohti seuraavaa vaihetta. Skannaaminen vaatii myös käsityötä ja tarkkuutta, mutta tehokkaat koneet skannaavat suurenkin määrän aineistoa käden käänteessä. Virheet tarkistetaan enimmäkseen ihmissilmin.

Kun aineisto on digitoitu, siirretään se fyysiseen arkistoon odottamaan tuhoaan. Toistaiseksi ainuttakaan asiakirjaa ei vielä ole tuhottu, vaikka se on hankkeen yksi oleellisista vaiheista. Mutta miten aineisto käytännössä hävitetään? Onko olemassa jättimäinen silppuri vai tehdäänkö arkiston pihalle massiivinen roihu?

– Emme vielä ole ratkaisseet sitä. Asia täytyy tietenkin tehdä tietoturvallisesti, todennäköisesti polttamalla. Hävitys on ensi vuoden asioita, sanoo arkiston suunnittelija Tiina Hölttä.

Lisätietoja massadigitoinnista on tarjolla Kansallisarkiston nettisivuilla.