Kun lähdet suunnittelemaan tapahtumaa, pohdi ainakin näitä asioita.
Tapahtuman tiedot
Kuvaava nimi, tapahtumapaikka, tila, osoite, järjestäjä, yhteyshenkilö
Tapahtuman idea ja sisäiset tavoitteet
Ydintuote, tarpeellisuus, kiinnostavuus
Toimintasuunnitelma
Tapahtuman kuvaus ja kulku, aikataulu
Milloin tapahtuma järjestetää?
Päivämäärä, kellonaika ja kesto
Kuuluuko tapahtuma mahdollisesti johonkin suurempaan kokonaisuuteen ja mikä sen rooli siinä on?
Yhteistyökumppanit
Tiedottaminen ja markkinointi
Kohderyhmän kuvaus, markkinoinnin keinot,
Ensiapu
Tapahtumajärjestäjällä on vastuu mahdollisista vahingoista
Vakuutuksista kannattaa huolehtia, esimerkiksi vastuuvakuutus ja henkilökunnan tapaturmavakuutus.
Taloussuunnitelma ja rahoitus
Rahoitus on usein hyvin ratkaisevassa osassa koko tapahtumatuotantoa. Tapahtumasta on hyvä laatia budjetti, johon kirjataan mahdollisimman tarkasti kaikki menot ja tulot. Tapahtumat tarvitsevat usein ulkopuolista tukea toteutuakseen. Perinteisten tukien lisäksi voi myös harkita hanke- tai projektimahdollisuuksia ja erilaisia yhteistyökumppanuuksia. Useat apurahat tulee hakea hyvissä ajoin, jonka yhteydessä tulisi olla jo tarkka suunnitelma koko tapahtumasta. (EU-rahoitus, Opetus- ja kulttuuriministeriön avustukset, Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset, Säätiöt ja apurahat, Musiikin edistämissäätiö, Tekes – teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus)
Tapahtuman turvallisuus
Vastuu tapahtuman turvallisuudesta on aina tapahtumanjärjestäjällä. Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset. Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin.
Laki määrittää useita asioita koskien tapahtuman järjestämisen turvallisuutta. Pelastuslain toteutumista valvoo Pelastuslaitos. Kokoontumis- ja järjestyksenvalvontalakia säätelee poliisi tapahtuman turvallisuuden näkökulmasta. Terveydensuojelulaki velvoittaa toimimaan turvallisesti ja huolellisesti elintarvikkeiden kanssa ja kuluttajaturvallisuuslaki määrittelee kuluttajan oikeuksia koskevia asioita.
Tapahtuman toteutus
Organisaatio toimii, kun kaikki puhaltavat samaan hiileen. Tapahtuman työryhmä sekä henkilökunta on tapahtumajärjestäjän kivijalka. Ilman osaavaa henkilökuntaa tapahtuma ei onnistu. Aikataulutus ja työnjako ovat asioita, jotka toistuvat koko tapahtumanajan. On tärkeä jakaa kaikki työt tapahtuman alusta loppuun saakka. Tapahtuman työntekijöiden varmistaminen on tärkeää jo heti suunnittelun alkuvaiheessa. Myös talkoolaisten rekrytointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin.
Ennen tapahtumaa on tärkeää markkinoida ja informoida tapahtuman kävijöitä. Informaatiota on helppo jakaa esimerkiksi tapahtuman nettisivuilla.